Wwft-check?

Wanneer bent u Wwft compliant

Hoe voldoet u aan de Wwft (Wwft-check)?

Wanneer u als instelling moet voldoen aan de Wwft, bent u verplicht de identiteit van uw klanten vaststellen en nagaan wie de uiteindelijke belanghebbende (ultimate beneficial owner/UBO) van een transactie is. Wanneer u de UBO gevonden heeft moet u controleren of er sancties opgelegd zijn. U bent u ook verplicht om te kijken of de belanghebbende een politiek prominent persoon (Politically Exposed Person/PEP) is.

Het is belangrijk dat u dit onderzoek documenteert. Customer Diligence heeft een oplossing gemaakt waarmee u dit onderzoek op een efficiënte manier kunt uitvoeren en documenteren.

Daarnaast moeten Wwft-plichtige instellingen ongebruikelijke transacties melden aan de FIU-Nederland. Dit zijn transacties die voldoen aan bepaalde indicatoren. De FIU beoordeelt of een transactie inderdaad verdacht is en kan dit vervolgens doorgeven aan een opsporingsdienst.

Wat betekent de Wwft voor uw organisatie?

Het lezen en begrijpen van de wettekst en verschillende leidraden is geen sinecure. Het vertalen van deze informatie naar wat dit in de praktijk betekent kan ook een flinke zoektocht zijn. Voor uw gemak hebben wij een overzichtelijk stappenplan ontwikkeld. Het doorlopen van deze stappen maakt duidelijk of uw organisatie aan de Wwft moet voldoen en wat dit in de praktijk betekent.

wanneer bent u compliant?

Stap 1: Welke instellingen zijn Wwft-plichtig? (art. 1a)

Artikel 1a van de Wwft beschrijft welke instellingen moeten voldoen aan de verplichtingen van de Wwft. Dit zijn instellingen en beroepen waar financiële transacties een grote rol spelen. In deze branches is de kans op witwassen en terrorismefinanciering groot. Dit zijn o.a. instellingen zoals: banken, makelaars, levensverzekeraars, belastingadviseurs, advocaten en notarissen. Zie onze pagina voor de volledige lijst.

Stap 2: Identificeer de cliënt (art. 3 en 33)

U dient te achterhalen met wie u zaken doet. Identificeer uw cliënt door te vragen naar de persoonsgegevens. Leg de manier waarop de client zich heeft geïdentificeerd vast en bewaar ze gedurende 60 maanden nadat de transactie is verricht of nadat de zakelijke relatie is beëindigd.

Stap 3: Verifieer de identiteit van uw cliënt (art. 3 en 33)

Zijn de aangeleverde identiteitsgegevens van de cliënt correct? Wanneer u de identiteitsgegevens heeft ontvangen, dan dient u deze te verifiëren. Verificatie kan plaatsvinden door onder andere een origineel van:

  • een geldig legitimatiebewijs in geval van een natuurlijke personen, bijv.: paspoort, rijbewijs, identiteitskaart
  • in geval van een Nederlandse rechtspersoon volstaat een uittreksel uit het handelsregister

Leg vast en bewaar hoe en wanneer de verificatie heeft plaatsgevonden.

Stap 4: Wie is de Ultimate Beneficial Owner (UBO oftewel de uiteindelijk belanghebbende) (artikel 3 en 33)

U dient vast te stellen wie de uiteindelijk belanghebbende (UBO) is van uw cliënt. Instellingen zijn wettelijk verplicht een UBO vast te stellen. Een UBO is een natuurlijk persoon die aan een of meerdere van onderstaande criteria voldoet:

  • heeft meer dan 25% een (in)direct belang in het kapitaal van een cliënt
  • heeft meer dan 25 procent van de stemrechten in de algemene vergadering van een cliënt
  • heeft feitelijk zeggenschap in een cliënt
  • is van minimaal 25 % begunstigde van het vermogen van een cliënt of een trust
  • heeft minimaal 25% bijzondere zeggenschap over het vermogen van een cliënt

Leg vast wie de UBO(s) zijn en wanneer de check is uitgevoerd.

Stap 5: Uw cliënt wordt geïntroduceerd door een andere instelling (artikel 10 en 33)

Een andere instelling introduceert uw cliënt aan u. Deze instelling heeft de identificatie en verificatie al uitgevoerd. U kunt ervoor kiezen om de identificatie en verificatie van de identiteit over te nemen. Echter dient u wel te controleren of de identificatie en verificatie goed zijn uitgevoerd. Vraag de gegevens op die zijn gebruikt voor de identificatie en verificatie.

U bent en blijft te allen tijde verantwoordelijk. U dient zelf een risicoprofiel toe te wijzen en de client te reviewen. De volgende stappen  dient u altijd zelf uit te voeren.

Stap 6: Politiek prominent persoon (PEP) (artikel 8 en 33)

Als de UBO(s) geïdentificeerd zijn, dienen deze gecontroleerd te worden op vermeldingen op internationale sanctielijsten, media vermeldingen en PEP/PPP (Politically Exposed Persons/politiek prominent persoon) status.

Wanneer een UBO een politiek prominent persoon (PEP) blijkt te zijn, dan dient u een verscherpt cliëntenonderzoek uit te voeren. U dient dan in ieder geval rekening te houden met de risicofactoren uit bijlage III van de vierde anti-witwasrichtlijn.

Leg vast wanneer u de PEP/PPP check heeft uitgevoerd wat het resultaat was.

Stap 7: Risicobeleid (artikel 6 en 33)

De Wwft geeft aan dat u met behulp van risicofactoren de risico’s dient in te schatten. Op basis van de door u ingeschatte risico’s deelt u cliënten in classificaties. Vorm een oordeel over de zakelijke relatie. Let hierbij op de aard en het doel van de relatie. Aan de hand van het oordeel wijst u een risicoclassificatie toe aan uw cliënt.

Leg het oordeel vast en bewaar deze.

Stap 8: Reviewen van uw cliënten (artikel 3 en 33)

Voldoet uw cliënt nog steeds aan de toegewezen risicoclassificatie? Review regelmatig of uw cliënt nog voldoet aan het gestelde risicoclassificatie. Voldoen de transacties nog aan het gedragspatroon van uw cliënt of zijn er afwijkingen? Zo nee, dat dient u mogelijk onderzoek te doen naar de herkomst en bestemming van de gelden die bij de transactie gebruikt worden.

Leg de reviewmomenten en eventuele wijzigingen vast wanneer u bovenstaande check uitvoert.

Stap 9: Beoordeling ongebruikelijke transacties (artikel 15,16 en 33)

Vinden er transacties plaats die niet passen bij het risicoprofiel van uw cliënt, dan is er mogelijk sprake van een ongebruikelijke transactie. Vorm hier een professioneel oordeel over. Is er aanleiding om te veronderstellen dat uw cliënt of de transactie mogelijk betrokken is bij witwassen of financieren van terrorisme? Overleg hiervoor met uw collega’s, beroepsvereniging of toezichthouder. Leg uw oordeel vast en bewaar deze. Concludeert u dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie, ga dan door naar de volgende stap.

Stap 10: Meldplicht (artikel 16 en 33)

Verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie dienen gemeld te worden aan de FIU-Nederland. Het melden van een ongebruikelijke transactie dient binnen veertien dagen plaats te vinden. Het niet melden van ongebruikelijke transacties kan resulteren in maximaal twee jaar gevangenisstraf. Er rust een geheimhoudingsplicht op melden van een ongebruikelijke transactie. Het breken van deze geheimhouding is ook strafbaar.

U bewaart de gegevens die u heeft overgedragen aan de FIU na het doen van de melding.

Onze oplossing helpt u bij de uitvoering van het cliëntenonderzoek. Bekijk hier onze Customer Due Diligence Oplossing

Met behulp van onze CDD-oplossing heeft u een volledige cliëntenonderzoek uitgevoerd binnen een aantal minuten.

Bekijk hier de mogelijkheden van onze CDD-oplossing.